La actual ley de protección de datos obliga a que los documentos con información confidencial tengan que ser destruidos de forma segura una vez acabe su periodo útil. Aquí se encuentran todos aquellos documentos que contienen datos personales o información sensible para la empresa (números de cuentas, datos fiscales, nóminas, listados de clientes o proveedores, informes médicos, etc.). Y cada empresa debe definir un calendario de conservación de sus documentos según su tipología y encargarse de la adecuada destrucción una vez superado este periodo.
Esta tarea de conservación y destrucción posterior puede resultar tediosa por eso, la opción más adecuada, segura y económica para cualquier empresa o negocio, suele ser elegir una empresa especializada dedicada a la destrucción de información, que además posea un certificado que acredite el cumplimiento de la ley de protección de datos y también las correctas medidas de reciclaje de los residuos.
Una de las opciones que ofrecen las empresas de destrucción confidencial y certificada de documentos es la de la instalación de contenedores cerrados en las propias oficinas del cliente, donde cada empleado puede ir depositando aquellos documentos confidenciales que no es necesario conservar.
Los contenedores para destrucción confidencial y certificada de archivos son recipientes de seguridad en los que se deposita la documentación sensible que tiene que ser correctamente destruida, pudiendo hacerse las recogidas de los mismos de manera programada o a petición del cliente. Por ello, es importante que estén fabricados de material resistente y que cuenten con sistemas de cierre que hagan imposible su apertura por personal no autorizado.
El servicio de instalación de contenedores cerrados de destrucción confidencial certificada incluye:
- Instalación de los contenedores vacíos en cliente.
- Recogida periódica o puntual en vehículos propios.
- Sustitución por un nuevo contenedor vacío.
- Destrucción confidencial y empacado de los documentos.
- Emisión de certificado de destrucción de archivos.
Durante todo este proceso es importante garantizar la cadena de custodia, desde la recogida hasta la destrucción. Git Doc además garantiza la total confidencialidad y la imposibilidad de reconstrucción del documento original según normativa DIN 66399 nivel P4 y UNE-EN 15713 nivel 6.
