El proceso de custodia segura de documentación está dirigido a empresas de todos los sectores, y supone una manera de salvaguardar su archivo, reduciendo el espacio físico en sus instalaciones y garantizando el acceso al documento.
¿Por qué debería contratar una empresa de custodia de documentos?
Son muchas las situaciones en las que a un negocio puede interesarle utilizar este servicio:
– Falta de espacio. Incluso un pequeño negocio que comienza su actividad puede que sólo necesite un par de estanterías para almacenar todos sus archivos, pero según aumentan el tiempo y volumen de negocio, tanta documentación necesita un espacio relativamente grande.
– Información que necesita ser guardada. Ciertas compañías, como los bufetes de abogados o las clínicas médicas, por ley necesitan almacenar sus documentos durante un determinado período de tiempo.
– Información delicada. Además de ocupar espacio, estos documentos tienen que estar almacenados de manera segura, de forma que la información no se pierda ni se destruya, ni se vulneren las políticas de privacidad.
– Información organizada. El acceso a una información determinada suele suponer una pérdida de tiempo en el día a día del personal encargado.
Ventajas de la custodia segura de archivos físicos.
- Ahorro de costes, permitiendo que menos recursos sean capaces de gestionar más documentos.
- Facilidad en los procesos de auditoría, mediante la accesibilidad y manejo inmediato de la información.
- Mayor seguridad y confidencialidad. En el acceso y en la gestión de la documentación.
- Eliminación o reducción de espacios para almacenar documentos.
Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
