Invertir hoy para ahorrar mañana
La digitalización es el proceso que permite transformar procesos analógicos y soportes físicos en digitales (contratos, expedientes, pólizas, albaranes, facturas, etc.), mediante un proceso mecánico de escaneado de documentos y archivos se obtiene un documento electrónico en cuestión de segundos al que se puede acceder desde cualquier punto conectado.
Invertir en este proceso supone un gran ahorro de tiempo, espacio y costes. Además, la necesidad de acceder a documentos desde lugares diferentes a la oficina y a veces de forma simultánea desde más de un punto, sobre todo estos últimos meses con el aumento del teletrabajo desde que comenzó la pandemia, ha hecho casi imprescindible para que cualquier negocio pueda continuar con su actividad habitual que toda su información y documentación sea digital o electrónica. A día de hoy la transformación digital supone claramente una ventaja competitiva para cualquier empresa.
Las ventajas de digitalizar archivos son:
- Ahorro de espacio físico destinado a oficina.
- Acceso controlado a la información.
- Eficiencia a la hora de buscar y acceder al documento.
- En cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Posibilidad de consultas simultáneas.
- Compromiso con el medio ambiente. Ahorro de papel y consumibles.
El proceso completo de digitalización de documentos incluye le recogida de documentación y transporte, control de entrada en las instalaciones, preparación de la documentación, digitalización o escaneado de documentos, control de calidad de la imagen, indexación de metadatos, verificación y validación de los datos y puesta a disposición de imágenes e índices.
El desarrollo de esta tarea se puede confiar a una empresa de digitalización certificada de documentos y archivos, que realiza el proceso completo cumpliendo todas las normas de seguridad y calidad y que cuenta con los certificados de Calidad ISO 9001 y de Seguridad ISO 27001 para estos procesos.
Además estas empresas de gestión documental, le asesoran realizando una auditoría inicial del sistema de información empresarial en la que se determina el modelo de digitalización documental a utilizar según la frecuencia de consulta de los documentos, acompañando también en la elección del software de gestión documental mas apropiado.
