CONSULTORIA EN SOLUCIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El conocimiento de las necesidades y evolución del mercado, la experiencia adquirida en el trabajo codo con codo junto a nuestros clientes, unido con el constante seguimiento de las normas avalan a GITDOC en la prestación de servicios con un alto valor añadido en los proyectos de gestión y organización de la información (física y/o electrónica)

GITDOC le asesora en la optimización de sus procesos de gestión documental ofreciendo un servicio integral para la automatización de sus flujos documentales, integración de nuevas herramientas de gestión y si su empresa lo necesita, en la externalizarían de sus fondos.      

METODOLOGIA

1) Análisis de necesidades y definición

En primer lugar se comienza con un análisis general de la situación actual, este análisis se lleva a cabo mediante reuniones con los responsables y usuarios de los departamentos implicados, con el fin de obtener una visión global de la situación actual que permita lograr los siguientes resultados:

• Análisis y diagnóstico de la situación actual, incluyendo el estudio de los documentos utilizados en la organización, sus flujos documentales, y la toma de requerimientos sobre posibles mejoras.
• Elaboración junto a los responsables del Cliente de un Plan de acción que contemple una estrategia de Gestión Documental en la que se defina la siguiente información:
  • Situación actual de los documentos o archivos
  • Periodo de vigencia (para la custodia del documento)
  • Nivel de consulta para valorar la necesidad de generar archivo digital con el documento (Digitalización)
  • Donde ubicar los documentos (Custodia de Archivos)
  • Criterios de consulta del documento.
  • Como consultar los documentos (Software de Gestión Documental)
  • Como distribuir los documentos y sus flujos documentales. (Workflow)
  • Seguridad del documento y back-up de los datos.

2) Diseño

Tras la fase de definición se realiza en colaboración con el cliente el diseño del nuevo modelo de Gestión Documental. A continuación se describen de forma resumida los principales entregables para un nuevo modelo de gestión documental y uno de gestión de procesos.

Gestión documental

Entregables relativos a la documentación:

• Tipos y características de los documentos que intervienen en el sistema
• Campos que incluye cada documento e información correspondiente a cada uno de ellos (descripción, valores permitidos, validaciones cruzadas,...)

Entregables relativos a la indexación

• Métodos de indexación a utilizar: videograbación, OCR, etc.
• Criterios de indexación: información necesaria en función del método para la identificación de contenidos: definición de zonas, formularios, etc.

Entregables relativos a las consultas y gestión de contenidos

• Tipos y criterios de consultas que se deben realizar, información que se debe mostrar en cada una de ellas
• Diseño a medida de las consultas e informes requeridos por los usuarios

Gestión de procesos

Entregables relativos a las tareas:

• Información de las tareas, características
• Métricas para evaluación de la eficiencia
• Responsables y posibles funciones a realizar
• Orden y tipo (secuencial o paralela) de ejecución

Entregables relativos a las rutas

• Definición de rutas
• Criterios de enrutamiento

También se realizará la toma de requerimientos funcionales y técnicos para la posible integración de la solución GITDOC con otros sistemas de la empresa que afecten al proyecto.

3) Informes

En cada fase se realizaran informes de procedimientos legales e informáticos, los cuales serán revisados conjuntamente con el Cliente para asegurar la correcta definición e implantación de sus nuevos procesos de negocio.

4) Implantación y formación

Se realiza la implantación de los nuevos procesos de Gestión Documental en la empresa, y la ejecución del plan de formación en el nuevo sistema en los procesos afectados y en los nuevos.

Durante el arranque y el periodo establecido se realizan las actividades de soporte a los equipos de gestión, incluyendo la gestión de incidencias y/o mejoras.

5) Seguimiento y Control

Durante la ejecución de cada una de las fases anteriores se llevará a cabo el seguimiento y control de los objetivos definidos para cada una de ellas. Esto implica la revisión del cumplimiento de las tareas descritas para cada fase por cada responsable asignado, fechas de entrega y su grado de calidad.