
CONSULTORIA EN SOLUCIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El conocimiento de las necesidades y evolución del mercado, la experiencia adquirida en el trabajo codo con codo junto a nuestros clientes, unido con el constante seguimiento de las normas avalan a GITDOC en la prestación de servicios con un alto valor añadido en los proyectos de gestión y organización de la información (física y/o electrónica)
GITDOC le asesora en la optimización de sus procesos de gestión documental ofreciendo un servicio integral para la automatización de sus flujos documentales, integración de nuevas herramientas de gestión y si su empresa lo necesita, en la externalizarían de sus fondos.
METODOLOGIA
1) Análisis de necesidades y definición
En primer lugar se comienza con un análisis general de la situación actual, este análisis se lleva a cabo mediante reuniones con los responsables y usuarios de los departamentos implicados, con el fin de obtener una visión global de la situación actual que permita lograr los siguientes resultados:
- Análisis y diagnóstico de la situación actual, incluyendo el estudio de los documentos utilizados en la organización, sus flujos documentales, y la toma de requerimientos sobre posibles mejoras.
- Elaboración junto a los responsables del Cliente de un Plan de acción que contemple una estrategia de Gestión Documental en la que se defina la siguiente información:
- Situación actual de los documentos o archivos
- Periodo de vigencia (para la custodia del documento)
- Nivel de consulta para valorar la necesidad de generar archivo digital con el documento (Digitalización)
- Donde ubicar los documentos (Custodia de Archivos)
- Criterios de consulta del documento.
- Como consultar los documentos (Software de Gestión Documental)
- Como distribuir los documentos y sus flujos documentales. (Workflow)
- Seguridad del documento y back-up de los datos.
2) Diseño
Tras la fase de definición se realiza en colaboración con el cliente el diseño del nuevo modelo de Gestión Documental. A continuación se describen de forma resumida los principales entregables para un nuevo modelo de gestión documental y uno de gestión de procesos.
Gestión documental
Entregables relativos a la documentación:
- Tipos y características de los documentos que intervienen en el sistema
- Campos que incluye cada documento e información correspondiente a cada uno de ellos (descripción, valores permitidos, validaciones cruzadas,...)
Entregables relativos a la indexación
- Métodos de indexación a utilizar: videograbación, OCR, etc.
- Criterios de indexación: información necesaria en función del método para la identificación de contenidos: definición de zonas, formularios, etc.
Entregables relativos a las consultas y gestión de contenidos
- Tipos y criterios de consultas que se deben realizar, información que se debe mostrar en cada una de ellas
- Diseño a medida de las consultas e informes requeridos por los usuarios
Gestión de procesos
Entregables relativos a las tareas:
- Información de las tareas, características
- Métricas para evaluación de la eficiencia
- Responsables y posibles funciones a realizar
- Orden y tipo (secuencial o paralela) de ejecución
Entregables relativos a las rutas
- Definición de rutas
- Criterios de enrutamiento
También se realizará la toma de requerimientos funcionales y técnicos para la posible integración de la solución GITDOC con otros sistemas de la empresa que afecten al proyecto.
3) Informes
En cada fase se realizaran informes de procedimientos legales e informáticos, los cuales serán revisados conjuntamente con el Cliente para asegurar la correcta definición e implantación de sus nuevos procesos de negocio.
4) Implantación y formación
Se realiza la implantación de los nuevos procesos de Gestión Documental en la empresa, y la ejecución del plan de formación en el nuevo sistema en los procesos afectados y en los nuevos.
Durante el arranque y el periodo establecido se realizan las actividades de soporte a los equipos de gestión, incluyendo la gestión de incidencias y/o mejoras.
5) Seguimiento y Control
Durante la ejecución de cada una de las fases anteriores se llevará a cabo el seguimiento y control de los objetivos definidos para cada una de ellas. Esto implica la revisión del cumplimiento de las tareas descritas para cada fase por cada responsable asignado, fechas de entrega y su grado de calidad.
PRUEBA GRATIS