Política integral de gestión

OBJETO

La Dirección de GITDOC S.L constituye la siguiente Política Integrada de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad de la Información, Seguridad y Salud en el Trabajo, según normas de referencia ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO/ IEC 27001:2022, ISO 45001:2018, respectivamente, así como, siguiendo las recomendaciones de la norma UNE-EN 15713:2010 Código de buenas prácticas. Destrucción segura material confidencial. Esta política es aplicable a las actividades, servicios e instalaciones incluidas dentro del Alcance del Sistema Integrado de Gestión.

MISION

La empresa GITDOC S.L. tiene como misión proporcionar a nuestros clientes los servicios documentales que necesiten para su transformación digital, entendiendo por tal el outsourcing documental, con el profundo compromiso de perseguir la excelencia en la calidad de los mismos, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la documentación y datos almacenados, privacidad de datos personales, así como el respeto por el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales durante todo su ciclo de vida.

VISIÓN

Dentro del marco del Sistema Integrado de Gestión, los principios fundamentales de GITDOC S.L., que representan el marco de referencia para el establecimiento de los objetivos, son:

• Establecer un Sistema Integrado de Gestión con una estructura sólida a través del análisis y gestión de riesgos de los procesos identificados, la definición de objetivos, la toma de acciones, el seguimiento de indicadores y la dotación adecuada de recursos.
• Garantizar la seguridad en el acceso, tratamiento y almacenamiento de la información, incluyendo los datos de carácter personal, tanto lógico como físico, y la protección de los datos almacenados, preservando la continuidad de la actividad empresarial
• Ser una entidad de referencia nacional en la gestión documental y una organización y actividad sostenible en el tiempo
• Garantizar que el personal está adecuadamente formado y concienciando para el satisfactorio cumplimento de sus responsabilidades
• Garantizar la protección del medio ambiente, prevención de la contaminación, mejora del desempeño ambiental y el uso sostenible de los recursos durante el desarrollo de nuestras actividades.
• Prevenir los riesgos laborales, proporcionando condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo, e invirtiendo los recursos necesarios para que así sea.

VALORES 

• Compromiso de garantizar el cumplimiento de la legislación vigente, integrando los requisitos legales (en especial los derivados de la legislación vigente en protección de datos personales y en materia de seguridad y salud en el trabajo) y otros requisitos en las actividades realizadas.
• Continúa adaptación y evolución a las necesidades del cliente.
• Compromiso de perseguir la excelencia en calidad: Cero defectos en procesos productivos (digitalización, grabación e indexación, custodia), basado en verificación y control de calidad.
• Competitividad de nuestros procesos: Productividad en las operaciones, productividad en la recuperación y consulta lógica y física de la documentación.
• La profesionalidad y compromiso del equipo humano de la empresa.
• Enfoque orientado a la gestión de riesgos, con el objetivo de que el riesgo asociado a los procesos, actividades, trabajadores, información se encuentre en un umbral aceptable.
• Confidencialidad: Previamente al intercambio de información, ya sea propia o de terceros, establecer acuerdos con clientes o proveedores, en el que se contemplen todos los aspectos relacionados con la seguridad de la información, incluyendo cláusulas de confidencialidad y protección de datos personales.
• Compromiso de la Dirección con el mantenimiento y mejora continua de los procesos, procedimientos y controles.
• Compromiso de tolerancia cero frente al delito, implantado un Sistema de Prevención del Delito (“Corporate Compliance”).
• Compromiso ético y social según los principios y valores recogidos en el Código Ético y de Conducta de Gitdoc: Integridad, Objetividad, Competencia y comportamiento profesional.
• Fomentar la participación y consulta de nuestros trabajadores en la toma de decisiones relacionadas con el sistema de gestión.

ESTRATEGIA

• Aumento del ámbito geográfico de actividad.
• Ampliación/modificación de las instalaciones productivas.
• Disponer de herramientas abiertas, accesibles y transparentes para nuestros clientes que lo precisen, de acuerdo con las necesidades de negocio.
• Control de la custodia documental en la cadena logística cliente-empresa cliente, asegurando la evidencia de la trazabilidad por medios informáticos.
• Control operacional para satisfacer los requisitos del sistema de gestión.
• Prevenir el acceso físico no autorizado a la información mediante la mejora de las instalaciones y el diseño de controles físicos adecuados.
• Establecer controles de seguridad en la recogida y entrega de documentación a nuestros clientes en cualquier momento soporte y medio.
• Asegurar la disponibilidad de las instalaciones de tratamiento de información en situaciones adversas (crisis o desastre) disponiendo de Planes de Continuidad de Negocio eficaces, probados y actualizados.
• Asegurar el proceso de destrucción confidencial cumpliendo los requisitos legales de protección de datos personales (RGPD y ley LOPDGDD), así como con las recomendaciones en destrucción segura conforme a Norma UNE-EN 15713:2010.
• Controlar los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo utilizando la siguiente jerarquía: eliminación del peligro, sustitución con elementos menos peligrosos, controles de ingeniería, controles administrativos y utilizando equipos de protección individual adecuados.

GITDOC S.L., se compromete a difundir esta política, vigilar su cumplimiento y revisarla para su continua adecuación, garantizando en todo momento su disponibilidad para todas las partes interesadas.

Leganés, a 16 de Abril de 2024. Edición 5.0