EL ESCANEADO Y LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O ARCHIVOS ES UN PROCESO QUE LE PERMITE ACCEDER A UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN CUESTIÓN DE SEGUNDOS DESDE CUALQUIER PUNTO CONECTADO.
GitDoc, como empresa de digitalización certificada de documentos, le asesora realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar:
- Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).
- Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
- Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
- Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.
Nuestro sistema reduce los costes de la digitalización de archivos y resuelve las necesidades de consulta a través del portal Web de GitDoc.
GESTIÓN Y TRATAMIENTO DIGITAL
- Recogida de documentación y transporte
- Control de entrada de los bultos en instalaciones GitDoc
- Preparación de la documentación
- Digitalización de documentos
- Control de calidad imagen
- Indexación (Grabación de datos)
- Verificación de la grabación
- Puesta a disposición imágenes e índices
- Consulta de documentos digitalizados
- Destrucción de Datos
- Archivo de documentos
GARANTÍA DE CALIDAD Y SEGURIDAD DE DOCUMENTOS Y DATOS
Los certificados de Calidad ISO 9001 y de Seguridad ISO 27.001 que tiene nuestra empresa de digitalización de documentos recogen la totalidad del proceso: Recogida, registro entrada, preparación de trabajos, digitalización, indexación, exportación y alojamiento Web de imágenes y datos.
OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES “WORKFLOW”
Las herramientas de automatización de procesos de GitDoc, permiten la definición, administración, control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales.
Garantizando reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumento de la productividad
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS
Nuestro software GitDoc.Cert homologado por AEAT permite añadir una firma electrónica en el momento de la digitalización aportando validez legal al documento digitalizado
Así, nuestra empresa de digitalización certificada de archivos y documentos integra la solución GitDoc y los servicios que ofrecemos de una manera no intrusiva con el ERP de cualquier compañía y permite controlar el flujo completo de las facturas recibidas. Además, si se requiere, posibilita el acceso a la información de modo seguro y en cualquier lugar a través del Portal Web de GitDoc.
CUSTODIA SEGURA DE DATOS LÓGICOS
GitDoc ofrece alojamiento de datos en portal Web, la solución será parametrizada según los criterios del cliente, se realizará la explotación de los documentos electrónicos sin que el cliente tenga que adquirir ninguna licencia de software, encargándose GitDoc del mantenimiento.
Disponibilidad de alojamiento de 300 millones de imágenes.
La seguridad informática y la calidad es muy importante en nuestra empresa de digitalización de documentos, para ello GitDoc se ha certificado en las NORMAS ISO 27.001 y ISO 9001-2008
Seguridad Informática física y lógica