Asesoramiento en proyectos de gestión de archivos y organización de la información (física y/o electrónica)
El conocimiento de las necesidades, la experiencia adquirida en el trabajo codo con codo junto a nuestros clientes, unido con el constante seguimiento de las normas, avalan a GitDoc en la prestación de servicios en proyectos de gestión de archivo y organización de la información`(física y/o electrónica).
GitDoc le asesora en la optimización de sus procesos de gestión de su archivo, ofreciendo el servicio de externalización de sus fondos documentales (conservación de documentos y gestión de información), que le permitirá mejorar en eficacia y productividad así como en seguridad y confidencialidad, además de reducir significativamente sus costes de conservación.
Para ello realizaremos una consultoría inicial en la cual se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
Se analizan las tipologías documentales para determinar si se debe realizar una digitalización total del archivo o utilizar una digitalización bajo demanda.
Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda
Si la documentación es activa, es decir, documentos que se consultan frecuentemente, se puede optar por realizar un inventario a nivel de documento y solicitar la digitalización bajo petición a través del portal Web GitDoc.
Si por el contrario la documentación es pasiva el inventario se suele realizar por AZ o contenedor y la digitalización se realiza siempre bajo demanda.
Expertos de GitDoc evaluarán, según criterios facilitados por el cliente, la documentación del archivo para determinar si es viable la destrucción de una parte de esta.
Se identifican los contenedores con etiqueta especial que indica la destrucción y se solicita la autorización correspondiente.